文/保戩

  　單位傳統(tǒng)的考勤登記方式有工作量大、出錯幾率高、統(tǒng)計(jì)分析麻煩等特點(diǎn)，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，為何不用電腦來幫我們進(jìn)行考勤呢？用Excel 2002制作簡單、快捷、準(zhǔn)確的考勤表，你就能切身體會到信息時代的方便與快捷。

　　一、基本框架設(shè)置

　　首先要進(jìn)行的工作當(dāng)然就是新建工作簿，在工作表中輸入姓名、日期，制訂考勤表的基本框架。

　　1. 啟動Excel 2002，新建一個工作簿，命名為“2004年員工考勤表”，在工作簿中建立12個工作表。

　　2. 在當(dāng)月工作表的A1、B1單元格中分別輸入“姓名”、“日期”，在A2單元格中輸入第1個員工的姓名，接著選擇A2、A3單元格，然后單擊“合并及居中”按鈕將兩個單元格合并為1個單元格，按照以上方法錄入其他員工的姓名（如圖1）。

　　3.在單元格C1中輸入“7-1”，程序?qū)⒆詣愚D(zhuǎn)成“7月1日”（這里假定考勤從7月1日開始）。用鼠標(biāo)點(diǎn)選單元格C1，并移 動鼠標(biāo)到單元格的右下角，待出現(xiàn)實(shí)心“十”字的填充柄后，按住左鍵拖動到需要的位置，這樣在7月1日后便形成了一個日期序列。

　　4.單擊日期序列最后的“自動填充選項(xiàng)”智能填充標(biāo)記，在彈出來的菜單中點(diǎn)選“以工作日填充”項(xiàng)，程序便自動將星期六、日去掉，不記入考勤日期。

　　5.選中整個日期行，在“單元格格式”對話框中點(diǎn)選“數(shù)字”選項(xiàng)卡。在“分類”列表中點(diǎn)選“自定義”項(xiàng)，在類型框中輸入“d"日"”，然后單擊“確定”按鈕。

　　二、錄制宏

　　1.點(diǎn)選工作表中的任意一個單元格，然后單擊“工具→宏→錄制新宏”菜單項(xiàng)，進(jìn)入“錄制新宏”對話框。在“宏名”框中輸入準(zhǔn)備錄制的宏的名稱——“返回當(dāng)前時間”，“確定”后即進(jìn)入宏的錄制階段（如圖2）。

　　2.輸入公式“=now( )”，然后按回車鍵，接著單擊“停止錄制”工具欄中的“停止錄制”按鈕結(jié)束錄制。

　　三、制作宏按鈕

　　1.單擊“視圖→工具欄→繪圖”菜單項(xiàng)，調(diào)出“繪圖”工具欄，接著選擇“繪圖”工具欄中的“繪圖→對齊→對齊網(wǎng)格”項(xiàng)。

　　2.單擊“視圖→工具欄→窗體”菜單項(xiàng)，調(diào)出“窗體”工具欄，然后單擊“窗體”工具欄上的“按鈕”，接著在單元格B2中拖動鼠標(biāo)繪制一個按鈕，Excel將自動打開“指定宏”對話框，點(diǎn)選其中的“返回當(dāng)前時間”宏，并單擊“確定”按鈕（如圖3）。

　　3.單擊按鈕，將按鈕上的文字更改為“上班”，并對文字大小、字體進(jìn)行設(shè)置。然后單擊“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕，并按住“Ctrl”鍵，用鼠標(biāo)將剛才制作的按鈕拖到B3中，即將制作好的按鈕復(fù)制到B3中，并將按鈕上的問題更改為“下班”。

　　4.確認(rèn)“繪圖”工具欄上的“選擇對象”按鈕被選中，單擊“下班”按鈕，然后按住“Shift”鍵再單擊“上班”按鈕，將兩個按鈕同時選中。單擊“Ctrl”鍵，用鼠標(biāo)將選中的兩個按鈕拖動復(fù)制到B列的其余單元格中。最后效果如圖4。

　　四、記錄出勤

　　選中待插入上下班時間的單元格，單擊同一行中的“上班”或“下班”按鈕即可。在單擊“上班”、“下班”按鈕時會返回很長一串?dāng)?shù)字，其實(shí)我們只需輸入諸如“13:30”這樣的時間即可。單擊“格式→單元格”菜單項(xiàng)，在彈出來的“單元格格式”對話框中點(diǎn)選“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在分類框中點(diǎn)選“時間”，在“類型”框中點(diǎn)選“13:30”，最后單擊“確定”即可。

　　要把出勤記錄由公式結(jié)果轉(zhuǎn)換成具體的時間數(shù)值，否則當(dāng)公式被重新計(jì)算后，其結(jié)果將更改。選中表中的所有數(shù)據(jù)單元格，單擊右鍵選擇“復(fù)制”，點(diǎn)選“編輯→選擇性粘貼”菜單項(xiàng)，在“選擇性粘貼”對話框中選中“數(shù)值”項(xiàng)，然后單擊“確定”。

　　五、統(tǒng)計(jì)結(jié)果

　　1.在日期行之后的單元格中依次輸入“遲到”、“早退”、“病假”、“事假”等需要統(tǒng)計(jì)的項(xiàng)目。并將這幾列中的單元格上下兩兩合并，使之對應(yīng)于姓名行（如圖5）。

　　2.單擊單元格Y2，然后鍵入公式“=COUNTIF(C2:X2,">8：30")”（這里假設(shè)上班時間為8:30），并按回車鍵，Z2單元格中便會出現(xiàn)選中員工所有遲于8:30上班的工作日天數(shù)。同理在Z2單元格中輸入公式“=COUNTIF(C3:X3,">17：00")”(假設(shè)下班時間為17:00)，并按回車鍵，Z2單元格中便會出現(xiàn)選中員工所有早于17:00下班的工作日天數(shù)。

　　3.單擊AB2單元格輸入公式“=COUNTIF(C2:X3,"事假")”，并按回車鍵確認(rèn)，AB2單元格中便出現(xiàn)了選中員工本月的事假次數(shù)。

　　4.其他人的統(tǒng)計(jì)方法可以利用Excel的公式和相對引用功能來完成。

　　5.單擊“工具→選項(xiàng)”菜單項(xiàng)，在彈出的對話框中點(diǎn)選“重新計(jì)算”選項(xiàng)卡，并單擊“重算活動工作表”按鈕。這樣所有員工的考勤就全部統(tǒng)計(jì)出來了。

　　圖1 創(chuàng)建考勤表


　　圖2 “錄制新宏”對話框


　　圖3 選擇“返回當(dāng)前時間”宏


　　圖4 創(chuàng)建“上、下班”按鈕宏


　　圖5 創(chuàng)建相關(guān)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目