中文Access2000速成教程--1.3 在“設(shè)計(jì)”視圖中設(shè)計(jì)表

2024-09-07 19:04:17

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第三講在“設(shè)計(jì)”視圖中設(shè)計(jì)表

為了能像在中文Visual FoxPro 6使用“表設(shè)計(jì)器”那樣在中文Access2000中設(shè)計(jì)表，需要通過(guò)“設(shè)計(jì)”視圖來(lái)進(jìn)行操作，其步驟如下所述。

步驟一、在“員工工時(shí)與工資”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中單擊“新建”按鈕，如圖12所示。然后在圖13所示的“新建表”對(duì)話框的列表中選定“設(shè)計(jì)視圖”項(xiàng)，并單擊“確定”按鈕。

圖12單擊這個(gè)按鈕

此后，屏幕上顯示出名為“表1”的窗體，如圖14所示。在這個(gè)窗體中可以如同在中文Visual FoxPro 6中使用“表設(shè)計(jì)器”那樣定義新表中的字段，以及字段類(lèi)型，不同的是還能為每一個(gè)字段制定簡(jiǎn)短的說(shuō)明。通過(guò)該窗體右下方的信息框，還能讀到各種與操作有關(guān)的提示信息。

步驟二、在“字段名稱(chēng)”欄中輸入字段名后，單擊“數(shù)據(jù)類(lèi)型”欄。

此后，Access2000會(huì)自動(dòng)將此字段設(shè)置為默認(rèn)的數(shù)據(jù)類(lèi)型：文本，并在此欄中顯示出來(lái)。若要設(shè)置為別的類(lèi)型，只需要單擊該欄，讓一個(gè)下拉按鈕顯示出來(lái)后，即可通過(guò)它進(jìn)入如圖17所示的下拉菜單來(lái)選擇指定新的數(shù)據(jù)類(lèi)型。接下來(lái)的您可以分別設(shè)置好“客戶(hù)單位”、“單位地址”、“經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目”、“聯(lián)系電話” 、“合同金額”，等字段。

圖13選定“設(shè)計(jì)視圖”列表項(xiàng)

圖14在“字段名稱(chēng)”欄中輸入字段名

圖15單擊這個(gè)下拉按鈕

在Access2000中，字段名的最大長(zhǎng)度可達(dá)到64個(gè)字符，也可以使用空格，所提供的數(shù)據(jù)類(lèi)型如下表所列。

表：中文Access 2000中的數(shù)據(jù)類(lèi)型

圖12單擊這個(gè)按鈕

操作時(shí)，在表“設(shè)計(jì)”視圖上方某單元格中輸入一個(gè)值后，即對(duì)相應(yīng)的屬性進(jìn)行了設(shè)置。備注、超級(jí)鏈接和 OLE 對(duì)象字段不能設(shè)置索引。如果要對(duì)字段中包含了 1 到 4 位小數(shù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行大量計(jì)算，需用“貨幣(Currency)”數(shù)據(jù)類(lèi)型。“單精度(Single)”和“雙精度( Double)” 數(shù)據(jù)類(lèi)型字段要求浮點(diǎn)運(yùn)算。“貨幣”數(shù)據(jù)類(lèi)型則使用較快的定點(diǎn)計(jì)算。

注意：：如果在表中輸入數(shù)據(jù)后需更改字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型，保存表時(shí)由于要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換處理，等待時(shí)間會(huì)比較長(zhǎng)。如果在字段中的數(shù)據(jù)類(lèi)型與更改后的DataType 屬性設(shè)置發(fā)生沖突，則有可能會(huì)丟失其中的某些數(shù)據(jù)。

步驟三、單擊“小數(shù)位數(shù)”設(shè)置欄下拉按鈕，并從下拉列表中選定小數(shù)位數(shù)。

圖16單擊這個(gè)下拉按鈕

將“合同金額”設(shè)置為“貨幣”數(shù)據(jù)類(lèi)型，將光標(biāo)移入位于下方的“常規(guī)”選項(xiàng)卡中，并進(jìn)入“格式”欄后，該下拉按鈕就將顯示出來(lái)，參見(jiàn)圖16。順便說(shuō)一下，在這個(gè)選項(xiàng)卡中可以控制當(dāng)前字段的屬性，那些在上方的列表不能完成設(shè)置操作，都可以在此進(jìn)行。

注意：：上述使用下拉按鈕的操作，還可以在中文Access2000的其它的地方用到。

步驟四、單擊工具欄中的“保存”按鈕，或者單擊該視圖的“關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉它。

“關(guān)閉”按鈕位于表“視圖”窗體的右上角，與別的Windows應(yīng)用程序相同。單擊它后，一張新的數(shù)據(jù)表就創(chuàng)建好了。接下來(lái)，屏幕上將顯示如圖17所示的詢(xún)問(wèn)對(duì)話框，單擊它所提供的“是”按鈕后，還可在圖18所示“另存為”對(duì)話框中指定新表的名稱(chēng)，本章所給出的名稱(chēng)是“客戶(hù)與合同金額”。

注：：若您打開(kāi)了中文Access 2000的“幫助助手”，那么下面的兩個(gè)對(duì)話框?qū)⒂伤峁！皫椭帧笨梢栽诰€即時(shí)幫助您通過(guò)操作，使用“幫助”下拉菜單可以控制是否讓“幫助助手”顯示出來(lái)。盡管“幫助助手”為操作Office 2000提供了很好的幫助，但本書(shū)還是建議您最好不要使用它，因它老是會(huì)在屏幕上顯示一些動(dòng)作，會(huì)干擾操作視線，以后熟悉這個(gè)軟件了再使用它吧！

圖17在這個(gè)對(duì)話框中單擊“是”按鈕

圖18在這個(gè)對(duì)話框中指定新表的名稱(chēng)

步驟五、在圖19所示的對(duì)話框中單擊“是”按鈕。

此后，新的數(shù)據(jù)表就會(huì)按您指定的名稱(chēng)保存起來(lái)，同時(shí)“員工工時(shí)與工資”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中也會(huì)顯示它。若要對(duì)已經(jīng)存在的表更名，可以在這個(gè)窗體中選定它，然后右擊鼠標(biāo)，進(jìn)入一份快捷菜單后從中選擇“重命名”命令，即可按您已經(jīng)熟悉了的方法進(jìn)行操作。